Коронавирус не сдает свои позиции, и если у кого-то раньше были надежды на скорое завершение карантина, то сейчас наивных нет. Понимаем: просто #сидимдома, значит, рискуем понести потери; работаем на «удалёнке», значит, имеем шансы сохранить свою работу (бизнес, коллектив) и преодолеть кризис. Как наладить деятельность организации в новых условиях? Как выстроить свой собственный рабочий день? Об этом мы расспросили Екатерину Тихвинскую, HR-директора компании, для которой дистанционное взаимодействие — процесс штатный.
На старте «удалёнки»
GIPGAP.ru: Елена, расскажите, с чего вообще начинать процедуру перехода на дистанционную работу?
Е.Т.: Как ни банально прозвучит, начинать надо с разъяснений. Каждый работник должен четко понимать свои права и обязанности в новых условиях. Задача руководства, кадрового отдела — разъяснить их каждому, а также согласовать каналы взаимодействия и отчетность.
Если на дистанционную работу переводится весь отдел, то руководитель должен договориться с подчиненными, каким образом они будут взаимодействовать теперь, в отсутствие личного общения.
GIPGAP.ru: Наверное, требуется документально оформить изменение условий труда? Ведь так?
Е.Т.: Конечно. В Трудовом кодексе есть глава, регулирующая работу на «удалёнке» — это дистанционный труд. И да, для перевода работника на дистанционный труд нужно подписать с ним дополнительное соглашение к трудовому договору. Там следует прописать способы взаимодействия, отчетность, или другие, необходимые данной компании условия.
В должностных инструкциях надо указать адрес электронной почты работника, на которую ему будут приходить сообщения, и, если необходимо, мобильный телефон.
Текущая ситуация достаточно сложная, с организационной точки зрения: одни сотрудники могут работать в обычном режиме, а другие переводятся на дистанционный труд. У вас так? Значит, следует издать приказ с указанием режима работы пофамильно. Наряду с этим, необходимо утвердить еще и Положение, в котором будут прописаны все нюансы.
Обязательно проинструктируйте работников о новых правилах поведения. И не просто чтобы формально соблюсти требования властей, установленные государством санитарные нормы, а чтобы реально защитить коллег и себя в условиях эпидемии.
Практика дистанционной работы
GIPGAP.ru: Елена, скажите, какие способы дистанционной коммуникации наиболее эффективны?
Е.Т.: Очевидно, самый распространенный инструмент дистанционного общения — электронная почта. Для проведения совещаний или переговоров, как правило, используется Skype for business. Сейчас набирает популярность новый продукт Microsoft — Teams. Данная программа более удобна, так как сохраняет всю историю переписки, позволяет создавать рабочие группы, добавлять и редактировать документы, ну и многое другое. Для того, чтобы информировать всех работников компании, лучше всего использовать внутреннюю сеть — Интранет.
GIPGAP.ru: А как измерить эффективность сотрудника на «удалёнке»? Посоветуйте инструменты контроля выполнения задач.
Е.Т.: В данном случае работают обычные инструменты контроля: выполнение задач к определенному сроку, отчеты (можно установить более частые сроки). Для контроля активности продавцов многие компании используют CRM. Многие менеджеры применяют микроменеджмент — например, ежедневные отчеты или частые совещания с отдельным сотрудником или отделом. Частота контроля зависит от управленческого стиля отдельного менеджера или методов, принятых в компании в целом.
GIPGAP.ru: Эмоционально-психологическая сфера всегда важна, а нынче приобрела особое значение. Как же теперь поддерживать командный дух?
Е.Т.: Нужно сочетать формальные и неформальные способы взаимодействия. К формальным относятся общие совещания компании, департамента или отдела. Возможны и неформальные способы: группа в Facebook или WhatsApp, разные вебинары, интранет. Главное, чтобы все это было регулярно, но в меру, иначе люди просто перестанут реагировать на информацию. Например, ежедневные совещания, считаю, не стоит устраивать, на мой взгляд, это слишком часто.
Опыт удаленной работы в Uponor
GIPGAP.ru: Инетесно, как организована удаленная работа в компании Uponor в условиях самоизоляции?
Е.Т.: Uponor в России — географически распределенная структура, поэтому во взаимодействии с региональными офисами и представителями практически ничего не изменилось. Наибольшие изменения произошли в работе и во взаимодействии сотрудников в Москве и Санкт-Петербурге. Конечно, не хватает личного общения или совместных чаепитий на кухне, но в целом мы все очень легко перешли на дистанционную работу, тем более все технические средства для этого есть.
Основная сложность была в изменении процесса подписания документов. Мы давно уже перешли на электронный докуметооборот с поставщиками, и сейчас работаем над переводом на ЭДО наших клиентов. Внутренние документы временно подписываем как сканы — оригиналы будут подписаны, когда вернемся к обычному режиму работы.
Чтобы поддержать людей в условиях самоизоляции устраиваем разные мероприятия: проводим много обучающих вебинаров для сотрудников, создали клуб английского языка и другие активности. Даже организуем утреннюю зарядку по скайпу!
Самоорганизация при самоизоляции
GIPGAP.ru: Можно ли найти позитив при нынешних обстоятельствах? Есть ли вообще что-то положительное, на ваш взгляд, в удаленной работе?
Е.Т.: Вот как раз «плюсы» удаленной работы видны сразу. Вам не надо ездить на работу и тратить время на дорогу. Появляется возможность самому планировать свое время, параллельно делать что-то по дому и больше общаться со своими близкими.
К «минусам» можно отнести сложность самоорганизации. Появляется расслабленность, которая может привести к потере производительности. В итоге вы большее часов тратите на работу. Ну а для компании «удалёнка» — это разобщенность, потеря контактов между сотрудниками.
GIPGAP.ru: А реально ли вообще оставаться эффективным в домашней обстановке? Посоветуйте, что для этого надо предпринять?
Е.Т.: Да все просто. Нужно строго разграничивать рабочее и нерабочее время, планировать работу так, как вы бы планировали ее в офисе. Поддерживайте максимально приближенный к нормальной жизни режим: время пробуждения, рабочие часы и часы отдыха, физические упражнения, общение с коллегами и друзьями.
Все мы сейчас находимся в стрессе из-за угрозы нашему здоровью и финансовой стабильности, поэтому я бы посоветовала применять психологические техники снятия стресса. Это поможет и поддерживать работоспособность и сохранять спокойствие.
